L’optimisation du temps représente un élément essentiel dans notre vie quotidienne, il est important de savoir s’organiser. Pour cela les calendriers sur papier sont certes, utiles mais présentent des inconvénients liés à un espace limité, la difficulté de partage avec d’autres personnes, les changements de programmes ainsi que la nécessité de tout écrire à la main.
Un calendrier en ligne reste semblable à un calendrier papier mais offre davantage de flexibilité grâce à son côté numérique. En effet il a plusieurs fonctionnalités comme ajouter une réunion ou des tâches, visualisé le temps libre de vos collaborateurs pour organiser un rendez-vous ou encore modifier une planification. De plus le calendrier en ligne à pour grand avantage de pouvoir y accéder à n’importe quel endroit avec n’importe quel appareil et le partager avec vos collègues.
L’application Outlook ou encore Microsoft Teams va permettre à vos salariés de mieux collaborer et s’organiser entre eux ce qui va mener à un impact positif sur vos objectifs et ainsi une façon plus productive de travailler.
Voici les 5 manières qui vont vous permettre une meilleure productivité sur vos tâches de travail :
Une rapidité de l’information : votre calendrier affiche les blocs de temps libre et occupé de chacune des personnes travaillent avec vous, ce qui permet de repérer facilement le meilleur moment pour une réunion.
Structurer votre temps pour respecter des délais : les calendriers en ligne facilitent la planification. Affichez les principales échéances des calendriers de votre groupe et de votre organisation, puis créez un planning de travail sur votre calendrier personnel afin de rester sur la bonne voie.
Collaborer plus facilement : Lorsque vous ajoutez à des rendez-vous du calendrier des fichiers tels qu’une présentation partagée ou une maquette de conception, les participants peuvent y accéder plus rapidement pendant les réunions. Ils peuvent alors se concentrer sur leur contribution au lieu de chercher ces documents.
Planifier les absences : Entre les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les conférences, nombreux sont les événements susceptibles de retarder un projet. Les calendriers en ligne vous permettent de consulter tous les plannings en même temps pour évaluer la disponibilité de votre équipe à l’approche d’une échéance.
Emporter votre calendrier partout : Les applications de calendrier se synchronisant automatiquement en ligne, tous vos appareils disposent automatiquement de la dernière version de votre planning.
Comment utiliser les calendriers en ligne ?
L’un des aspects les plus avantageux des calendriers en ligne est qu’ils se connectent à vos autres applications, par exemple :
La messagerie : vous pouvez directement envoyer une invitation par e-mail à la personne que vous souhaitez faire participer à une réunion. Vous pouvez également envoyer votre calendrier e-mail afin que les destinataires puissent voir lorsque vous êtes disponibles.
La vidéoconférence : avec l’application Microsoft Teams, vous aurez la possibilité de vous connecter à des applications de vidéoconférence. Ainsi, lorsque vous cliquez sur Réunion instantanée ou Nouvelle réunion dans votre calendrier, une invitation à une réunion est créée, incluant le lien de vidéoconférence.
Documents : Lorsque vous créez une réunion, vous pourrez que Joindre un fichier permettant d’ajouter à l’invitation un document, une vidéo ou une image que les participants peuvent consulter avant ou pendant la réunion.
Chez Kaizzen nous utilisons au quotidien ces outils. Qui de mieux pour vous aider et vous conseiller à propos des solutions Microsoft Cloud ? N’attendez plus et contactez un de nos experts pour avoir plus de renseignements !
