Le télétravail étant en nette augmentation, les employés et les équipes doivent rester en contact via des plateformes collaboratives pour travailler à distance. Les progrès spectaculaires qu’offrent les technologies numériques ont rendu la collaboration plus efficace grâce notamment à des outils de travail à disposition des salariés.
Des stratégies innovantes pour le partage des fichiers ainsi que des ressources utiles pour dynamiser la productivité de l’entreprise. Aujourd’hui toutes les entreprises peuvent profiter pleinement du télétravail, voici 5 modes de collaborations :
Appels vidéo et vidéoconférences
Une personne qui est habituée à avoir des échanges directs avec ses collègues peut parfois se sentir seul lorsqu’il se retrouve en télétravail. Les appels vidéo et les vidéoconférences vont ainsi permettre de communiquer en temps réel avec d’autres personnes et de renforcer considérablement le côté personnel des échanges, tout en développant l’esprit d’équipe.
Les appels vidéo permettent d’améliorer les sessions de brainstorming utiles dans le cadre de l’examen des performances des employés.
La messagerie instantanée
La messagerie en ligne va permettre d’avoir des échanges avec vos collaborateurs et ainsi partager des stratégies de façon plus efficaces et ciblées. En effet si une personne à une idée concernant un projet, elle peut la communiquer plus rapidement et effacement que simplement un échange via mail.
De plus sur l’application Teams, les salariées ont la possibilité de partager leur écran, ce qui va permettre d’avancer en temps réel sur un projet.
Les conversations Teams contiennent toujours un historique qui va permettre d’avoir un aperçu de l’évolution du projet.
La collaboration en temps réel sur les documents et partage de fichiers
Même si le travail sur papier reste un moyen efficace pour travailler, les documents électroniques vont permettre de moins imprimer, de plus les membres de l’équipe auront accès quand ils le souhaitent aux documents pour continuer de travailler en parallèle dessus.
En procédant ainsi, le risque de malentendu est minimisé, de même que les autres problèmes qui surviennent lorsque les documents font l’objet de plusieurs allers-retours par e-mail.
Partage et gestion des tâches
Les équipes virtuelles qui coopèrent au sein d’une entreprise en télétravail ont besoin de rester informées de tous les aspects liés à leurs projets communs. Le partage et la gestion des tâches simplifient l’attribution des tâches d’un projet et permettent d’informer tous les membres d’une équipe de l’avancement des tâches en cours.
Grâce aux logiciels de gestion des tâches, les télétravailleurs peuvent :
Accepter des tâches et savoir à qui est attribuée la tâche ;
Avertir le prochain intervenant de l’achèvement d’une tâche ;
Stocker et organiser les fichiers de ressources
Les applications de gestion des tâches permettent aux employés en télétravail de suivre la liste de tâches des projets.
Stockage en ligne
Les services de stockage en ligne permettent à tous les membres d’une organisation d’accéder à un fichier ou un dossier, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Le stockage en ligne offre la possibilité aux collaborateurs de synchroniser des fichiers, de consulter et partager des documents, images et dossiers à partir de différents appareils et les modifier. De plus en cas de perte de fichier, vous aurez la possibilité de récupérer les données sauvegardées.
Les solutions de stockage présentent un niveau de rentabilité important en raison de leurs nombreux avantages : sécurisation du partage de fichiers, disponibilité sur la plupart des systèmes d’exploitation et appareils, et protection contre la perte ou la compromission.
Le télétravail représente la forme d’organisation du travail de demain. Chez Kaizzen, nous sommes tous en télétravail et un peu partout en France. Qui de mieux placé pour vous conseiller sur le travail collaboratif à distance ?
